Comment rédiger un email pro de qualité?

Un email est un document qu’un utilisateur saisit, envoie ou consulte en différé par l’intermédiaire d’un réseau informatique.

Vous devez vous poser des questions avant de rédiger un mail :

• À combien d’interlocuteurs votre message est-il destiné ?

• Votre message peut-il être mal interprété ?

• Votre message nécessite-t-il une réponse ? Urgente ?

• Votre message pourrait-il être transmis à d’autres interlocuteurs ?

Soignez votre objet

L'objet d'un email est l'intitulé d'un message apparaissant dans la file d'attente des messages du logiciel de messagerie électronique. Il doit être court et précis et présenter en quelques mots le sujet que vous abordez. En effet, c’est en fonction de l’objet de l’email que le destinataire choisira ou non d’ouvrir l’email sur le moment. N’oubliez pas de rédiger un objet systématiquement, qui permettra de plus facilement retrouver le mail ensuite.

Pour plus de clarté, enlevez les « RE : » ou « TR : » qui sont indiqués lorsque vous répondez à un email ou transférez un email. Cela prend de la place dans l’objet sans apporter d'utilité.

Dans l’objet de l’email, pensez à indiquer le mois ou l’année concernée lorsque l’email concerne des éléments susceptibles d'être changés régulièrement.

Soignez votre corps de mail

Quelques conseils généraux :

• Ne rédigez jamais un email en étant en colère ! Si cela vous démange, retenez-vous quelques heures, vous n'écrirez pas de la même manière en ayant pris du recul. De même, n’écrivez pas en majuscule. Cela ne facilite pas la lecture et peut être pris pour un signe d’énervement de votre part.

• Ne traitez qu’un seul sujet à la fois. Cela permettra à votre interlocuteur de classer plus facilement votre mail et d’identifier une action par email. Si votre mail traite de plusieurs sujets, il est très probable que votre interlocuteur ne traite qu’une partie des actions. Votre email ne serait donc pas efficace ! Si vous devez traiter de plusieurs sujets, envoyez donc des emails différents, même si l'interlocuteur est le même.

• Faites des phrases simples et aérez le texte. Évitez les termes techniques. Lorsque vous ne pouvez pas substituer des termes techniques, pensez à préciser une définition si besoin. Cela améliorera l’efficacité de votre email et sera perçu comme une marque de respect de la part de votre interlocuteur, qui accueillera avec bienveillance votre effort de pédagogie. 

• Évitez les fautes d’orthographe. Pas de panique, nous verrons dans la troisième partie les méthodes pour éviter les fautes d’orthographe ! Si vous faites souvent des erreurs, vous pouvez également rédiger votre texte sur un logiciel de traitement de texte comme Word, puis le copier - coller dans un email. Le correcteur d’orthographe pourra mettre ainsi en évidence certaines fautes d’orthographe.

Conservez des exemples de mail récurrents. Cela vous permettra de gagner du temps,  d’éviter des fautes d’orthographes ou d’oublier certaines informations. Tâchez néanmoins de mettre en évidence les champs qui doivent être actualisés. Sinon, cela est contreproductif car vous pourriez communiquer des informations erronées !

Dans un email destiné à l’interne de l’entreprise, privilégiez la formule « Bonjour Prénom », « Bonjour Prénom A + Prénom B » (si le mail est destiné à 2 interlocuteurs), ou « Bonjour à tous » (si le mail est destiné à plus de 2 personnes).

Le « Bonjour » donne un ton positif à votre email et peut être utilisé avec une cible large, quelque soit la position de la personne dans la hiérarchie. 

Dans un email destiné à l’externe de l’entreprise, privilégiez la formule « Monsieur + Nom », ou « Madame + Nom ».

Présentez-vous si votre interlocuteur ne vous connait pas, puis expliquez brièvement le contexte de la demande. Si le message est communiqué pour information, vous devez l’indiquer clairement dans l’objet et dans le corps du mail. Votre interlocuteur identifiera immédiatement que votre mail n’attend pas d’action en retour de sa part.

Si  vous sollicitez un interlocuteur pour obtenir des informations, indiquez clairement la deadline (date de retour attendue), et pensez à remercier poliment votre interlocuteur pour d’éventuelles informations déjà recueillies. Cela l’encouragera à continuer à coopérer !

Si l’objectif du mail est d’organiser une réunion, vous devez proposer quelques créneaux. Cela est plus professionnel et donnera plus d’efficacité à votre mail.

Mentionnez les pièces-jointes et n’oubliez pas de les attacher à votre mail !

Maîtrisez le bon usage des copies

Les copies conformes (CC)

Mettre une personne en copie est différent de lui adresser directement le message. Cela signifie qu'elle n'a pas à réaliser directement d'action à partir de l'email, mais que l'information donnée par l'email peut lui servir sur le moment ou plus tard.

N’utilisez les copies que si cela présente une utilité. Par exemple, il peut être utile de mettre un interlocuteur en copie si cela fluidifie l’information.

Les interlocuteurs qu’il peut être utile de mettre en copie :

• Les individus qui ont besoin de l’information transmise (sans être le destinataire direct). Cela peut être parce qu’ils ont besoin d’une visibilité sur un projet particulier, ou parce qu’ils seront concernés par la suite, etc. Cela vous évitera d’être contacté par une personne qui cherchera à son tour l’information.

• Votre supérieur hiérarchique si votre message est important, pour lui donner plus de poids, ou si cela permet de réaliser un point d’étape et de donner de la visibilité sur votre travail. Ne le mettez pas en copie systématiquement car cela saturera sa boite mail et ne mettra pas en valeur votre travail. Si vous hésitez souvent à mettre votre supérieur hiérarchique en copie, vous pouvez définir avec lui un seuil d’importance à partir duquel il souhaite être copie.

Si votre interlocuteur réalise une erreur dans un email (pièce-jointe manquante, oubli d’une information, etc.), répondez uniquement à cet interlocuteur en enlevant toutes les copies. En effet, personne n'aime être épinglée en public pour une erreur ! 

Les copies cachées (CCI)

L'élément CCI permet de mettre en copie des individus sans que les autres destinataires ne le sachent.

Vous ne devez utiliser les copies cachées que lorsque celles-ci sont assumées. Par exemple, si un fournisseur envoie un mail de prospection commerciale à tous ses clients, les clients ne souhaiteront pas voir affiché leur contact par souci de confidentialité. De même, si vous réalisez un mail dans le cadre d’un départ d’une entreprise, il peut être plus respectueux de ne pas afficher, aux yeux de tous, la liste des personnes avec lesquelles vous souhaitez garder contact et les autres.

Dans les autres cas, évitez les copies cachées qui montrent un manque de transparence !

Source : Formation openclassrooms